¿Qué es una apostilla y cuándo es necesaria?
En el tráfico de documentos internacional, en muchas ocasiones es necesario apostillar o legalizar los documentos. En este artículo, te explico cuándo necesitas una apostilla para el documento original, cuándo es necesario apostillar también la traducción jurada y la diferencia de esta con una legalización.
¿Apostilla o legalización?
Seguramente, si alguna vez has tenido que llevar a cabo un proceso burocrático entre dos países, entre la recopilación de papeles y de información sobre los requisitos necesarios te has topado con una de estas dos palabras. O quizás algún funcionario las ha mencionado de pasada, mientras enumeraba una docena de documentos, certificados y formularios que necesitas rellenar y presentar para el trámite que te ocupa.
Pero ¿qué es realmente una apostilla (o legalización)? ¿Cuándo es necesaria y dónde puedo conseguirla?
La Apostilla de la Haya
La Apostilla de la Haya es un método simplificado de verificación de documentos en el ámbito del derecho internacional privado. Es una hoja adicional que se coloca al final del documento (o en el reverso) y que certifica la legalidad tanto de la firma como del cargo de la persona que ha expedido el documento (¡ojo! no verifica el contenido per se del documento, sino la firma y el cargo del que lo ha firmado). La expedición de este documento solamente puede llevarse a cabo en la autoridad correspondiente del país en el que has solicitado el documento.
Este sistema fue introducido como sustitución de la legalización por el Convenio de la Haya, también conocido como la Convención de la Haya o la Conferencia de la Haya del Derecho Internacional Privado. En 1961, esta organización, cuyo objetivo es la homologación de las normas del derecho internacional privado, ha elaborado una treintena de convenciones internacionales, de las cuales hay varias vigentes. Si quieres conocer los países que pertenecen a esta organización, puedes consultar la lista oficial aquí.
¿Cuándo tengo que apostillar mi documento original?
Para saber si es necesario presentar nuestro documento original con apostilla, debemos primero diferenciar entre terceros países o países que pertenecen a la Unión Europea:
- Si el documento ha sido expedido en un país perteneciente a la UE, normalmente es necesario apostillar los documentos preparados por juzgados, tribunales o notarios. Por ejemplo, si tienes que presentar documentos como escrituras de divorcio, registros mercantiles, resoluciones en materia matrimonial, reconocimientos de filiación o cualquier documento que haya sido preparado por un notario o un tribunal, tienes que apostillar el original antes de enviar tus documentos para realizar la traducción jurada.
Tanto si el documento emitido por el juzgado, tribunal o por el notario está en español y deseas traducirlo al alemán, como si el documento se ha redactado en alemán y quieres llevar a cabo una traducción jurada al español, el documento necesita primero una apostilla. - Si se trata de un documento expedido en terceros países (los terceros países son aquellos que no pertenecen a la Unión Europea), como, por ejemplo, México, Argentina, Chile, Colombia, Ecuador o Costa Rica: en ese caso, la norma dice que los certificados personales, como las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, así como los documentos notariales o sentencias y autos de juzgados y tribunales necesitan una apostilla. En algunos casos, estas apostillas se pueden solicitar online, en otros hay que acudir en persona (o enviar a un representante legal) a la institución correspondiente para conseguirla. Si se trata de diplomas o títulos académicos para un reconocimiento en Alemania, en ocasiones también es necesario apostillar el documento. Recomiendo siempre preguntar en la institución correspondiente para estar seguros del procedimiento a seguir.
En el caso de que la apostilla sea necesaria, esta debe formar siempre parte de la traducción jurada. Si se lleva a cabo la traducción jurada del documento original sin la apostilla o la legalización al final, esta traducción estará incompleta y, por tanto, es muy probable que no sea aceptada en la institución en la que hay que presentarla.
Qué es una legalización
La legalización también es un procedimiento administrativo que certifica la autenticidad de la firma y la calidad de los funcionarios que suscriben un documento público. De esta forma, se garantiza la validez legal y el documento puede ser utilizado para su presentación en el extranjero. También es un proceso esencial en el tráfico de documentos internacionales.
Es un proceso burocrático bastante complejo que fue sustituido por la apostilla (explicado en el apartado anterior) tras el Convenio de la Haya de 1961. Por tanto, todos los países que estén incluidos en este convenio pueden hacer uso de la apostilla como método de certificación de firmas y cargos en lugar de usar la legalización. En cualquier caso, tanto en el caso de la apostilla como en el de la legalización, si el documento original tiene una de las dos (o necesita una de las dos), estas también deben ser traducidas.
Si quieres ampliar la información sobre este tema, puedes consultar la página del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes del Gobierno de España aquí o la página del Ministerio de Asuntos Exteriores alemán aquí, en las que encontrarás más información sobre dónde conseguir la apostilla o la legalización y qué documentos pueden requerirla.
Apostillar la traducción. ¿Cuándo es necesario?
Ya tienes todos tus documentos con sus correspondientes apostillas y, además, ya te has puesto en contacto con un traductor jurado que se va a encargar de realizar las traducciones juradas. Sin embargo, hay un último paso burocrático que también hay que tener en cuenta: la apostilla de la traducción (¡ojo! no del original, sino de la traducción jurada).
¿Qué quiere decir que hay que apostillar la traducción? Como ya he explicado antes, la apostilla es un proceso burocrático por el que se certifica la autenticidad de la firma y del cargo de la persona que ha firmado. En ocasiones, la traducción también tiene que incluir una apostilla para que los funcionarios e instituciones del país en el que se va a presentar dicha traducción puedan verificar que el traductor o traductora que ha hecho la traducción jurada está habilitado por la autoridad competente, es decir, que es de verdad un traductor jurado. La apostilla certifica que el traductor o traductora están registrados como tal y, por tanto, que la traducción es válida.
Ejemplo práctico: quiero casarme en Colombia, ¿qué tengo que hacer?
Max Mustermann desea casarse en Colombia con su prometida. Para ello, además de los habituales preparativos para la boda, tiene que presentar varios documentos a las autoridades colombianas, entre ellos una partida de nacimiento que ya ha solicitado en su lugar de residencia en Alemania. Sin embargo, tiene dos problemas:
- El documento alemán por sí solo no tiene validez en Colombia
- y, además, está en alemán.
Para solucionar estos problemas, el Sr. Mustermann tiene que seguir los siguientes pasos:
- Primero, debe solicitar una apostilla de su partida de nacimiento. Para ello, normalmente tiene que dirigirse a la autoridad que ha expedido dicha partida o, en su defecto, al tribunal correspondiente, como, por ejemplo, el Tribunal Regional de su zona.
- En segundo lugar, tiene traducir tanto la partida de nacimiento como la apostilla. Para ello, debe contactar con un traductor jurado, que se encargará de traducir el documento y de sellar y firmar la traducción.
- Por último, necesita una apostilla de la traducción. La apostilla de la traducción tiene la misma función que la apostilla del documento original, verificar la firma y el cargo del traductor o traductora.
Tras realizar estos pasos con cada uno de los documentos que tiene que presentar, el Sr. Mustermann ya tiene todo lo que necesita y está listo para viajar a Colombia y celebrar su boda.
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Como traductora jurada con años de experiencia, puedo asesorarte en los pasos relativos a la traducción jurada de los documentos que necesites, realizar la traducción y, si fuese necesario, encargarme de las apostillas de la traducción para que tus documentos sean plenamente válidos y no tengas que preocuparte más que de entregarlos. Si tienes cualquier duda o pregunta, puedes contactarme directamente aquí.